FUNGSI DAN TUGAS LAYANAN SIRKULASI

FUNGSI DAN TUGAS LAYANAN SIRKULASI

PENDAHULUAN

            Perpustakaan merupakan lembaga yang menyediakan berbagai informasi yang di butuhkan oleh pengguna perpustakaan. Dalam perpustakaan banyak layanan yang di sediakan untuk melayani para pengguna yang datang ke perpustakaan. Salah satunya yaitu layanan sirkulasi, yang mana layanan ini bekerja untuk memberikan layanan peminjaman atau pengembalian bahan pustaka yang yang ingin di pinjam atau di kembalikan pengguna. Dalam layanan sirkulasi bukan hanya saja melayani peminjaman dan pengembalian buku saja, namun juga melayani pendaftaran keanggota, penitipan barang, penarikan denda terlambat waktu pemulangan buku, dan banyak lagi layanan yang dilakukan.      

            Membahas tentang layanan sirkulasi merupakan unsur yang paling penting dalam kegiatan perpustakaan. Layanan sirkulasi merupakan layanan peminjaman dan pengembalian yang mana layanan ini dapat dirasakan langsung oleh pengguna. Di dalam tulisan yang saya buat ini yaitu membahas tentang “Fungsi dan Tugas Layanan Sirkulasi” yang mana ada beberapa tugas yang harus dilakukan layanan sirkulasi selain dari tugas melayani peminjaman dan pengembalian. Jadi untuk mengetahui tugas apa saja yang dilakukan layan sirkulasi akan di bahas dalam tulisan ini.

PEMBAHASAN

Pengertian Layanan Sirkulasi

            Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “Circulation” yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada “sirkulasi udara” sirkulasi uang dan sebaginya. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Lasa Hs., 1993: 1)

            Salah satu kegiatan utama atau jasa perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainnya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna atau pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya ujung kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan (Sulistyo-Basuki 1991: 257).

Fungsi dan Tugas Layanan Sirkulasi

            Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainnya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, sering kali dianggap sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai serta paling sering digunakan pemakai. Karenanya unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan.

Bagian sirkulasi melakukan tugas sebagai berikut:

(a) Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan

Petugas sirkulasi harus mengawasi pintu masuk dan pintu keluar perpustakaan. Mereka harus waspada, namun pendekatan terhadap pemakai harus bersifat ramah, bersahabat namun tegas, dan lugas. Tugas ini lebih sulit pada perpustakaan dengan sistem  terbuka dari pada sistem tertutup.

(b) Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri anggota perpustakaan.

Bila seorang ingin mendaftar diri sebagai anggota perpustakaan, maka dia harus mengisi formulir keanggotaan. Setelah selesai mengisi, formulir dikembalikan pada petugas sirkulasi disertai kelengkapan lain. Kelengkapan keanggotaan tergantung pada kebijakan masing-masing perpustakaan, ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan fotokopi tanda anggota, perpustakaan akan mengirim surat pengambilan kartu anggota melalui pos. Pengiriman ini merupakan usaha preventif perpustakaan untuk memeriksa apakah alamat yang ditulis pada formulir permintaan menjadi anggota memang benar-benar alamat si pemohon. Setelah calon anggota datang dengan membawa surat panggilan baru dia memperoleh kartu anggota. Pada perpustakaan perguruan tinggi biasanyakartu mahasiswa yang masih sahih merangkap sebagai kartu anggota. Untuk perpustakaan khusus, biasanya perpustakaan memiliki daftar karyawan badan induk sehingga pengenalan calon anggota lebih sederhana.

(c) Meminjamkan serta mengembalikan buku dan perpanjangan waktu peminjaman.

Bila anggota ingin meminjam buku baru, anggota berhubungan dengan bagian sirkulasi. Bila dia mengembalikan buku, petugas harus memeriksa apakah ada kelambatan atau tidak. Bila terjadi kelambatan, petugas harus memeriksa berapa kelambatan serta berapa dendanya. Petugas juga mengurus perpanjanagn buku. Lazimnya buku hanya boleh diperpanjang selama dua kali. Bagi anggota yang ingin memesan sebuah buku namun buku tersebut masih dipinjam anggota lain, petugas perlu membuatkan daftar tandon untuk dipinjam. Bila ada perpanjangan, petugas perlu memeriksa apakah buku tersebut masuk daftar tandon atau tidak. Bila masuk, maka buku tidak boleh diperpanjang petugas memberi tahu pemesan bahwa buku pesannya telah tiba. Di perpustakaan perguruan tinggi dikenal pula buku tandon (reserved books) artinya buku yang hanya boleh dibaca di tempat karena merupakan bagian buku wajib untuk mata kuliah tertentu selama satu semester.

(d) Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan .

Bila buku terlambat dikembalikan, petugas menghitung denda kemudian anggota diminta membayar denda. Petugas harus membuat tanda terima. Ada pula perpustakaan yang tidak langsung mendenda, tetapi anggotanya diminta membayar dendanya dengan cara memasukkan uang denda ke kotak denda. Bagian tengah kotak ini berlubang untuk tempat memasukkan uang dan disertai kunci. Di sini petugas tidak perlu membuat perhitungan denda, cukup menghitung berapa banyak uang denda yang dimasukkan ke dalam kota. Sistem ini memerlukan kesadaran di antara anggotanya. Besar uang denda bervariasi tergantung pada kebijakan masingmasing perpustakaan

(e) Mengelurkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.

Pengiriman surat peringatan tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan yang memberi tenggang waktu 7 hari setelah jatuh waktu, baru dikirim surat peringatan. Pengiriman surat peringatan pertama hendaknya disusul dengan surat peringatan kedua dan ketiga dengan selang waktu 7 hari. Bagi yang tidak mematuhi panggilan peringatan maka keanggotaannya di perpustakaan perlu diperingatin.

(f) Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.

Kadang-kadang sebuah buku hilang atau rusak. Bila buku hilang maka anggota harus mengganti dengan buku yang sama. Bilaman buku tersebut tidak dapat diganti, anggota harus membayar ganti rugi sebesar harga buku pada nilai pasar dewasa ini di tambah dengan biaya pengeolahan. Bila buku rusak maka buku tersebut disisihkan dan diserahkan ke bagian penjilidan dan perbaikan buku. Bagi anggota yang jelas-jelas merusakkan buku, dia wajib menggantikan ongkos perbaikan buku.

(g) Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman

Bagian sirkulasi bertanggung jawab atas berkas anggota, peminjaman buku, buku terlambat dikembalikan, buku tandon, uang denda untuk keterlambatan buku, uang ganti rugi untuk buku yang hilang dan rusak, dan kartu anggota yang hilang. Di beberapa perpustakaan, bagian sirkulasi bertanggung jawab atas buku tamu atau buku pengunjung yang berisi nama, alamat, pekerjaan, dan tanda tangan pengunjung.

(h) Membuat statistika peminjaman

Setiap hari, bagian sirkulasi harus membuat statistika anggota yang memperbarui keanggotaannya, anggota baru, anggota yang mengundurkan diri, jumlah buku yang dipinjam, peminjaman buku berdasarkan subjek (lazimnya disusun menurut bagan klasifikasi), jumlah buku yang masuk daftar tandon, dan jumlah pengunjung jenis statistika ini tergantung pada kebijakan masing-masing perpustakaan.

(i) Peminjaman antara perpustakaan

Peminjaman antar perpustakaan (ada yang menyebutkan sebagai silang layanan walaupun kurang tepat) merupakan peminjaman antara perpustakaan. Perpustakaan dapat mengajukan permintaan peminjaman buku pada perpustakaan lain bilaman perpustakaan terakhir ini memilki buku itu dan dapat menerima permintaan pinjam dari perpustakaan lain. Urusan peminjaman perpustakaan dilayani oleh bagian sirkulasi, ada pula yang dikelola oleh bagian referens.

(j) Mengawasi urusan penitipan tas, jas mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.

Biasanya bagian sirkulasi menyediakan meja titipan bagi barang yang tak boleh dibawa ke perpustakaan. Barang ini biasanya berupa tas, payung, atau mantel. Untuk barang berharga diminta dibawah oleh pengunjung. Sebagai tanda bukti penitipan, perpustakaan memberikan tanda terima.

(k) Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.

Kadang-kadang bagian sirkulasi mendapat tugas tambahan seperti mengembalikan buku ke rak, jasa peminjaman antara perpustakaan, jasa referens, dan sebagainya. Sering kali penggabungan berbagai fungsi terpaksa dilakukan karena keterbatasan tenaga ataupun karena kecilnya perpustakaan.

            Peminjaman buku untuk dibawa pulang merupakan bagian utama jasa perpustakaan. Berbeda halnya dengan bagian referens: di sini buku tidak dipinjamkan melainkan hanya boleh digunakan di perpustakaan, itu pun sering kali terbatas pada ruang refrens. Karena itu bagian referens tidak melakukan fungsi peminjaman.

DAFTAR PUSTAKA

Hutasoit, Hildayati Rauddah. Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan IAIN Sumatera Utara, Jurnal Iqra’, Vol.06, No.1.

Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 1991).